Friday, December 4, 2009

DETAIL SOFTWARE POINT OF SALES DAN INVENTORY

Berikut kami sajikan sedikit gambaran tentang program pendukung dalam pembuatan sebuah toko dengan konsep minimarket/swalayan yang berfungsi sebagai Point Of Sales dan Inventory System. Program ini menggunakan Operating system Windows 98SE untuk client (yang sudah free dan bisa menggunakan hardware Komputer Pentium III sehingga bisa menekan biaya) dan Windows Server 2003 untuk server.
Untuk bisa Login user harus punya username dan password sesuai dengan otorisasinya.
setelah memasukan username dan password pilih Open Application
Langkah berikutnya pilih menu Inventory kemudian Enter.
Kemudian program akan menampilkan tampilan seperti dibawah ini, ada beberapa Menu.
Diantaranya Setup, Master Table, Transaksi, Display,Proses,Opname Stok dan Utility.
semua menu tersebut mempunyai kegunaan masing-masing yang akan kami jelaskan nanti.


Menu Master Table berisi seperti yang tersaji dibawah ini :


Penjelasan dari Master Barang yaitu berisi tentang detail barang mulai dari Barcode, Nama, Merk, Satuan, Harga Beli, Harga Jual 1,2 dan 3, dll seperti tersaji di bawah. Kelebihan dari program ini adalah harga jual bisa bertingkat sampai tingkat 3, sehingga konsumen tertarik untuk beli barang dengan jumlah besar karena harganya lebih murah. Disini konsep Grosir bisa kita jalankan. Stok juga barang bisa kita lihat langsung (kalau mau lebih update harus proses hitung ulang stok). Barcode digunakan untuk scan di kasir/input dengan barcode scanner sehingga meminimalisasikan kesalahan dalam input/output.


Master Anggota berisi tentang status anggota tersebut, jika kita set member maka kita bisa memberlakukan harga tingkat 2 kepada member tersebut. Jika statusnya Umum maka harga biasa yang akan berlaku.



Menu Transaksi berisi transaksi Pembelian, Penjualan, Retur Penjualan, Retur Pembelian dan pembuatan PO.

Contoh Transaksi Pembelian yang kita sebut input barang.

Contoh transaksi Penjualan di Kasir

Contoh Pembuatan Purchase Order Kepada supplier yang sudah mendukung saran order, jadi kita tidak takut untuk over stok atau out of stok, karena jika kita browse pake F5 waktu kita memilih barang yang akan kita order maka akan tampil stok sekarang dan rata-rata penjualan.



Menu Laporan untuk program ini sangant lengkap, terutama untuk laporan Sales. Laporan sales tersebut detailnya seperti tersaji dibawah ini. Format laporan bisa langsung kita print pakai printer dotmatrik atau kita simpan format TXT yang bisa kita convert ke Excel.



Menu Proses ini sangatlah penting karena tanpa kita proses data kita tidak akan update. Dan menu ini WAJIB di jalankan sesuai dengan ketentuan masing-masing menu.

Jika kita ingin melihat barang keluar-masuk di toko kita bisa di pakai kartu stok seperti tersaji di bawah ini:



Untuk menentukan batas otorisasi seorang user maka kita bisa memakai setting User ID seperti dibawah ini. Contoh Seorang Kasir ya hanya bisa melakukan transaksi kasir saja, tidak bisa membuka meu master barang karena kita akan mencegah kasir tersebut merubah harga jual barang di toko kita. Dengan adanya tingkat keamanan yang berlapis tersebut kita tidak usah takut meninggalkan toko kita untuk melakukan pekerjaan kita yang lainnya.




Dibawah ini contoh reporting Pembelian Barang.

Salah satu kelebihan yang lainnya adalah kita bisa melakukan promo suatu produk seperti diskon dengan kurun waktu tertentu tanpa harus merubah harga di master barang dan bila tanggal berlakunya sudah berakhir maka harga tersebut akan kembali normal. Menu tersebut terletak di Menu Master&Tabel di tabel diskon barang.
Demikian sedikit gambaran dari program Point Of Sales dan Inventory Sytem yang memang wajib di sediakan dalam pembangunan sebuah toko swalayan dengan konsep Grosir Modern. Dengan Motto : "NUANSA MODERN HARGA TRADISIONAL"
Kita bisa bersaing denga toko-toko yang berlabel Waralaba dalam hal ini Indomaret dan Alfamaret, karena realita di lapangan harga miring sedikit maka konsumen akan memburu barang murah tersebut. Selamat mempelajari, dipahami dan bila mungkin DILAKSANAKAN.

Monday, November 30, 2009

CONTOH REALISASI SWALAYAN MANDIRI

Dari beberapa Minimarket yang sudah aku kerjakan berikut adalah beberapa contoh layoutnya:
1. Al Rawasi Minimarket di Ampel Boyolali Jawa Tengah Opening Agustus 2007






Foto di atas adalah tampak depan




Foto di atas adalah layout Floor display dan Gondola


Foto di atas adalah Layout Cek Out Counter



Foto di atas adalah layout kasir

2. SEMARt Grosir di Samigaluh Kuloprogo Yogyakarta Opening 17 September 2009


Foto diatas adalah Layout Depan




Foto diatas adalah Layout inside store


Foto diatas adalah Layout Kasir

Dari contoh diatas yang paling penting disini adalah pengerjaan infrastruktur program Inventory System yang dalam hal ini memakai Magic For Ritel yang didalamnya termasuk Point of Sales dan Inventory System.


CONTOH DATA PERKEMBANGAN AL RAWASI MINIMARKET


Berikut Kami sajikan contoh data aktual di AL RAWASI MINIMARKET yang beralamat di Candi Ampel Boyolali yang buka pada akhir bulan Agustus 2007 dan omsetnya adalah :

Dalam data tersebut terlihat omset 3 hari dengan omzet tertinggi Rp. 2,3jt dengan Keuntungan kotor Rp.225ribu (9,6%).

Dan pada bulan September 2007 omsetnya adalah :

Terlihat penjualan sebulan penuh Rp.48,8jt dengan rata-rata penjualan per hari Rp.1,6jt dan keuntungan kotor Rp.5,6jt atau 11,6%. Dari data tersebut pada bulan pertama saja sudah bisa membiayai pengeluaran sendiri. Dalam hal ini ada 5 pegawai terdiri dari 1 koordinator toko 1 petugas gudang dan 3 penjaga toko. Dari ke 5 pegawai tersebut semuanya mempunyai kemampuan dalam hal kasir dan semua proses program inventory di toko tersebut yang tentunya sesuai dengan ID dan otorisasi masing-masing pengguna. Dengan pengeluaran gaji total adalah Rp.2,3jt dan biaya listrik Rp.1jt dan biaya lain-lain Rp.300rb maka masih ada sisa sekitar Rp.2 jt yang berarti keuntungan bersih. Sebuah jumlah yang lumayan untuk ukuran baru toko baru buka di sebuah lokasi daerah pinggiran dan belum didukung oleh promo yang bagus

Setahun kemudian yaitu September 2008 omsetnya adalah :



Setelah setahun buka maka dapat dilihat penjualan selama sebulan di bulan yang sama adalah Rp.143,3 jt dengan penjualan rata-rata per hari Rp.4,7jt dan keuntungan kotor Rp.17,7 jt (12,4%). Dibanding dengan penjualan tahun lalu maka toko tumbuh hampir 3 kali lipat dari tahun lalu, begitu juga dengan GP dan penjualan rata-rata perharinya. Dengan jumlah pegawai 6 orang dan biaya listrik bisa dialokasikan dari penjualan kardus dan dari para penyewa rak-rak yang strategis untuk produk-produk tertentu maka dapat di simpulkan bahwa toko tersebut telah berkembang dengan pesat.Dengan pendapatan bersih Rp.10jt per bulan maka dalam 1 tahun investasi barang asset toko telah kembali, dan 2 tahun kemudian semua investasi telah kembali. Ditahun ketiga setelah buka pemilik sudah bisa menikmati keuntungan penuh (yang tiap bulannya bisa bertambah) dan tentunya tanpa potongan Royalty seperti yang diterapkan bila memakai swalayan waralaba. Sebuah hasil yang bagus tanpa mengganggu pekerjaan utama pemilik. Anda TERTARIK??? Silakan di pelajari dibandingkan dan bila mungkin DIJALANKAN.

Sunday, November 29, 2009

GROSIR MODERN

BISNIS RITEL SWALAYAN MANDIRI

BUKAN WARALABA

(Nuansa Modern Harga Tradisional)


Bidang usaha yang relatif stabil adalah bisnis ritel. Di Indonesia bisnis ini terus berkembang seirama dengan kebutuhan penduduk yang jumlahnya terus meningkat. Salah satu bisnis ritel yang melayani kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari-hari adalah minimarket. Minimarket adalah sebuah toko dengan manajemen modern dan dikelola secara professional dan transparan bisa dipersiapkan memasuki era globalisasi

Seiring dengan berkembangnya bisnis ritel di Indonesia khususnya di Jawa Tengah, maka kompetisinya sangat ketat dan menjurus kepada persaingan yang tidak sehat. Hadirnya nuansa pasar modern atau dengan kata lain modern trade akan menggeser keberadaan pasar tradisional. Dahulu orang suka pergi ke pasar becek (wet market) untuk belanja skr lebih suka ke minimarket. Nuansa nyaman dan aman yang membuat orang lebih memilih belanja ke supermarket atau minimarket.

Dalam hal ini saya bukannya berpihak kepada pasar modern tetapi mencoba membuat perbandingan antara beberapa bisnis ritel waralaba dengan bisnis ritel mandiri. Beberapa contoh minimarket waralaba di Indonesia khususnya di DIY dan Jawa Tengah adalah: Indomaret, Alfamart, Asgross, dan Circle K. Ritel mandiri disini mengambil konsep Nuansa Modern tapi Harga Tradisional, karena sebenarnya ada beberapa hal positif dari pasar becek atau pasar tradisional yang bisa di aplikasikan di dalam ritel modern trade. Sebenarnya konsep ini telah di jalankan di beberapa supermarket (bahkan hypermarket) raksasa seperti Makro, Carefour maupun GORO tetapi untuk DIY dan Jawa Tengah tidak bisa berkembang seperti yang diharapkan di karenakan terkendala system mereka sendiri maupun kultur masyarakat setempat.

Ada beberapa keuntungan bisnis ritel minimarket mandiri yaitu:

  1. Akan banyak diperoleh pengetahuan bisnis toko modern dan sekaligus menempatkan Anda sebagai pelaku bisnis
  2. Dukungan system operasional toko yang terintegrasi sehingga pemilik tidak perlu terlibat secara full time dalam operasional toko ataupun meninggalkan pekerjaan sebelumnya.
  3. Dapat mengembangkan lebih dari 1unit toko dengan tingkat kesibukan yang sama dan dapat diatur.
  4. Perencanaan matang, mulai survey lokasi sampai dengan pembukaan toko, kecepatan distribusi dan kelengkapan barang dagangan, serta dukungan manajemen toko yang solid akan membantu pemilik dalam menekan risiko kerugian
  5. Tidak perlu biaya franchise (sekitar 35 juta s/d 50 juta) dan Biaya Royalty keuntungan (sekitar 4%) sehingga bisa menekan biaya investasi.
  6. Mandiri dalam melakukan setting harga sehingga harga bisa lebih kompetitif dan bisa berhubungan dengan banyak supplier barang.
  7. Bisa menerapkan manajemen mandiri dalam banyak hal misalnya layout, display produk,promo diskon, harga bertingkat atau bahkan dapat dikembangkan menjadi grosir modern.

Dengan adanya ekspansi Indomaret dan Alfamart maka kita berasumsi bahwa sebelum kedua merk tersebut masuk kita harus mendahuluinya dan lokasi yang paling cocok adalah daerah pinggiran bahkan ke pelosok pedesaan karena sekarang Indomaret dan Alfamart sudah mempunyai rencana untuk ekspansi ke daerah pedalaman di karenakan omzet daerah pinggiran tersebut sangat besar dan belum tergarap.

Disini saya ambil contoh 2 tempat yang berbeda yaitu Boyolali dan Kulonprogo. Contoh tersebut berupa pembangunan Minimarket Mandiri yang telah di buka dan berkembang hingga saat tulisan ini dibuat. Kedua tempat tersebut mempunyai karakteristik yang sama yaitu sama-sama daerah pinggiran pegunungan. Konsep yang di pakai adalah Nuansa Modern Harga Tradisional. Nuansa baru buat belanja nyaman di pedesaan denga harga yang murah seperti harga pasar tradisional dan juga melayani penjualan grosiran.

Untuk di Boyolali berlokasi di Ampel yang kebetulan pemiliknya adalah juragan sapi potong yang sukses. Dengan tempat yang berukuran kurang lebih 200m2 yang lumayan strategis dan bangunan milik sendiri. Mulai dibuka pada bulan September 2007 dengan nama AL RAWASI MINIMARKET. Memakai program inventory system Magic for Ritel yang diadopsi dari Goro Assalam Solo di bantu dengan Manajemen Toko yang telah disesuaikan dengan kultur masyarakat setempat dan dalam waktu setahun modal awal sudah kembali. Tanpa Frenchise dan tanpa biaya Royalty.

Untuk di Kulonprogo berlokasi di Samigaluh yang pemiliknya adalah seorang petinggi JAPFA Comfeed. Dengan tempat yang berukuran 100m2 untuk area jual dan gudang berada di basement terletak di lokasi yang juga lumayan strategis walaupun di pegunungan. Mulai buka pada bulan September 2009 dengan nama SEMARt GROSIR. Juga memakai program inventory system Magic for Ritel dan berkonsep akan berkembang lebih dari 1 unit toko. Tanpa Frenchise dan tanpa biaya Royalty.

Dari kedua contoh Minimarket tersebut nanti saya akan sajikan di dalam postingan selanjutnya data aktual penjualan yang dapat di analisa apakah toko tersebut tumbuh atu tidak serta waktu-waktu kapan saja yang akan ada peningkatan volume penjualan, kapan waktu peak season dan lain-lain.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam membangun sebuah minimarket mandiri dengan konsep Nuansa Modern Harga Tradisional adalah :

  1. Survey kelayakan tempat usaha
  2. Perencanaan anggaran biaya
  3. Studi kelayakan investasi
  4. Tata ruang dan perencanaan toko
  5. Pengurusan ijin usaha dan NPWP
  6. Renovasi ruang usaha
  7. Pembelian peralatan toko
  8. Seleksi dan pelatihan karyawan
  9. Standard kerja dan sistem penggajian karyawan
  10. Paket sistem operasional toko dan administrasi keuangan
  11. Seleksi dan kredit barang dagangan tanpa bunga dan tanpa jaminan
  12. Program promosi penjualan


Berikut ini adalah Simulasi investasi dalam membuka sebuah Minimarket Mandiri adalah

Rincian

Biaya

1. Investasi Program Inventory Magic For Ritel
2. Pembelian Rak (kurang lebih 30 buah)
3. Perijinan dan Reklame
4. Perlengkapan toko
5. Komputerisasi
6. Promosi & pembukaan toko
7. Lain-Lain

Rp. 5.000.000-
Rp. 45.000.000,-
Rp. 10.000.000,-
Rp. 15.000.000,-
Rp. 25.000.000,-
Rp. 5.000.000,-
Rp. 5.000.000,-

Total :

Rp. 110.000.000,--

Biaya diatas merupakan Estimasi dan ilustrasi saja dan diluar investasi bangunan dan lahan untuk toko. Selain itu Estimasi untuk mengisi produk dagangan pada saat mau buka kurang lebih Rp.100 juta untuk 2.500 jenis barang sebelum salesman untuk produk yang dijual di toko datang.

Berikut ini adalah detail hardware yang akan di pergunakan adalah:

  1. Dua Unit CPU Lengkap Pentium IV untuk Client
  2. Satu Unit CPU Lengkap Pentium 4 untuk Server
  3. Satu unit Switch Hub dan kabel Belden+RJ45 secukupnya
  4. Tiga unit UPS (1 unit 1000VA dan 2 unit 500VA)
  5. Dua Unit Barcode Scanner
  6. Satu Unit Printer Dot Matrik LX-300
  7. Dua Unit Laci Kasir (Cash Drawer)
  8. Satu Unit Printer Kasir TM 220

Perincian hardware diatas adalah hardware yang wajib di adakan untuk keperluan instalasi 1 toko dengan mempertimbangkan biaya yang ekonomis.

Dari data yang disajikan maka kita bisa menghilangkan biaya Frenchise dan biaya Royalty dan satu hal lagi bahwa minimarket ini sudah jadi milik sendiri dan dengan nama kita sendiri.